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關于出差費用報銷,需要注意事項
2019-11-15 15:09:40 來源: 中公財經 瀏覽量:

出差是大多公司常有的事情,免不了要派遣人員到外地去采購、銷售、洽談業務等等,但是提到出差,員工內心都是比較抗拒的,長途奔波勞累還要先自掏腰包,回來報銷還是一件麻煩事兒。同樣,報銷這件事這也讓很多財務人員感到煩躁,因為很多報銷人員不按照流程,導致財務工作很難進行下去。所以,關于出差費用報銷,你需要注意以下事項。

出差費用報銷注意事項

關于出差費用報銷,需要注意事項

一、出差前一定記得申請報備

出差人員不是想哪天出差就可以哪天出差的,出差一定是根據企業的業務發展方向需要以及相關部門領導批準之后才可以出差的,也只有這樣在出差之后的差旅費才可以報銷,也就是說差旅費并不是在出差之后,可以憑借發票進行隨意報銷的。同時曾經有過員工將自己在外消費的一些私人發票混在出差差旅費報銷的發票單據中,這是明令禁止的,希望引起大家的重視。而且工作需要出差,可不能直接一走了之。哪怕征得部門領導同意,也需要按流程事前提出書面申請。一般情況下,企業人員在出差之前,需要向自己的直屬領導報備,清晰明了的寫出需要出差的員工姓名、原因、地點、時間等內容,同時也要問問哪些費用是報銷范圍之內的,公司里的行政和負責財務報銷這塊的人可能了解的比較清楚,可以找時間咨詢一下,或者自己找到公司相關報銷制度學習一下,審批流程一般可能會經部門負責人和分管領導審批后才可以出差。在一些小企業,制度可能沒這么嚴明。但是在一家正規企業,出差必須經過事先批準,否則一律不予報銷。就拿我們公司來說,出差之前得先在系統上向領導申請,而且公司還有相關部門的人進行審核復核的,這樣一來就避免了領導與下屬之間相互包庇的情況。

二、差旅費記得在報銷范圍之內

差旅費顧名思義就是出差旅游發生的費用,但是這只是字面意思,實際上差旅費包含的范圍還是比較廣泛的,其中大致包括交通費、住宿費、伙食補助費、飛機行李托運費用等等。雖然這些費用看起來都是必不可少的支出,但是需要報銷的人員也不要掉以輕心,因為這些費用都有嚴格的標準,一旦超出這個標準,公司可能也不會進行報銷。比如交通費用當中,公司只允許坐動車,你卻選擇了飛機,公司只允許買高鐵二等座以下的座位,你卻買了商務座和一等座;涉及賓館住宿時,公司只允許租住連鎖經濟類型旅館,你卻選擇了豪華五星級酒店;比如餐飲,公司只允許去飯館大排檔,你卻選擇了高檔餐廳。這些費用,一旦超出了公司規定的標準,多出的費用只能由個人自己單獨掏腰包補貼差價,希望各位在出差之前一定得仔細了解自己所在公司關于報銷制度這一塊的管理制度,以免自己貼錢。

三、個人原因變更行程產生的額外費用不能報銷

出差過程中行程的變更可能是票源緊張沒有買到票需要臨時中轉先去別的城市,但是也有可能是有些員工在出差途中,因為臨時增加出差行程到新的出差地點,或者變更出差行程到其它出差地點,都需要經領導書面審批后方可進行。否則擅自變動或者更改行程,差旅費是無法報銷的。因為這樣一來可以減少員工因為一己之私需要去某些地區旅游,或者直接在出差途中由于途徑自己家鄉而回家而產生一些額外路費,如果一經發現核實就需要出差人員自己負擔額外超出費用。最后需要注意的是,進行差旅費報銷時,必須在部門預算總額內控制開支,超出預算的話當月是無法進行報銷的。

需要提醒長期在外出差的朋友們的是,由于報銷這一塊不僅僅是和企業制度相關,同時也是和國家稅務總局出臺的相關規定文件也是密切相關的,因此需要在平時的時候多關注政策的變動否則報銷的時候會給自己和公司報銷造成一些不必要的麻煩。比如說我再給大家舉幾個例子,如收到的增值稅專用發票,帶有清單,但是清單不是從防偽稅控系統開具打印出來的,不要拿去報銷。是否存在蓋章錯誤(蓋得財務章或者是公章)、蓋章模糊、或者未加蓋發票專用章等。遇到這種情況,必須退回。會計人收到發票后,首先要檢查發票稅率是否開具正確,尤其是增值稅普通發票,比如住宿費增值稅普通發票稅率開成了免稅的稅率。

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